你是否在为你的会计师设定一个不断变化的目标?

与许多会计系统不同,QuickBooks没有 需要 你必须在会计期末结帐. 但这是一件好事吗? 大多数会计师会争辩说,事实并非如此!

至少, 你应该每年更新QuickBooks的截止日期,以确保数据将继续与你的会计师准备的纳税申报表相匹配. 但即使在使用这个功能时,它也经常在游戏中部署得太迟.

一般, 当你准备把你的QuickBooks文件交给会计进行定期或年终回顾时, 您将需要更新截止日期 立即 防止意外更改(如支票作废或删除汇票). 许多用户通常会等到从会计那里拿到最终的调整结果. 那太迟了!

当你设定截止日期时, 在交易截止日期之前进行的交易受到特别许可的保护. 该权限允许您控制谁有能力更改这些事务. 与密码, 以及截止日期, 用户将能够查看事务,但不一定有这种能力 改变 的信息.

交易截止日期和交易截止日期密码可以从公司菜单中设置. 只需选择选项设置关闭日期,并单击设置日期/密码按钮.

设置关闭日期和密码时, 您还可以选择排除非过帐事务,如估算, 销售订单和供应商采购订单.

请注意:只有QuickBooks管理员可以输入或修改关闭日期和密码. 因为管理员对数据文件有无限的访问权限,所以是这样的 不可能的 以限制署长改变前一年的交易. QuickBooks将只显示一条警告消息,要求用户确认更改. 以进一步保护数据文件不受先前时期更改的影响, 不允许其他用户进入, 更改或删除截止日期之前的交易.

当使用截止日期时, 对截止日期之前的交易所做的更改,可以通过运行 截止日期例外报告. 这可以在会计一栏找到 & 报告菜单中的税收.

在“结帐”之前的一年的账簿, 你可能想要做一些基本的年终工作:

  • 核对所有相关的资产负债表账户(通常每月进行一次).
  • 注销或为不可收回的债务创建一个备抵(这可以通过日记账来完成, 客户信用备忘录或坏账折扣).
  • 作废任何超过选定时间段的支票(输入当年的日记账分录,作废前一年的金额,这样就不会改变前一年的余额).

一旦你的会计审核了你的数据, 可能有必要输入将最后定稿的调整日记账分录. 只需以管理员身份登录QuickBooks,并将更改发布到适当的会计期间. 将出现一个弹出窗口,要求输入如下所示的密码.

以下是一些调整分录的例子:

  • 折旧费用;
  • 与未完成项目有关的利润调整;
  • 簿记分录重新分类;
  • Closing a Draw Account into a Capital Account; and
  • 收益分配.*

*在QuickBooks中,指上年的收益 自动 转入一个特殊的留存收益账户. 为合作伙伴, 有限责任公司, 与独资企业, 您必须创建一个调整分录,将收益从留存收益转移到另一个资本或权益账户.